ERP作为集合企业内部所有资源并进行有效计划控制的管理信息系统。在产、供、销等各个环节实现全面控制,使物流、资金流、信息流高度集成。销售管理模 块作为ERP系统的重要组成部分,集业务处理、核算、监督、分析功能于一体。掌握ERP环境下销售业务的核算与管理,对于规范业务流程。全面收集销售信 息,实行动态管理,具有重要的意义。
一、销售业务流程
要灵活地处理销售业务。并完成相应的会计核算与管理工作,以销售业务处理的流程去掌握系统的内部结构是关键。企业常见的销售模式有两种:一种是先发货 后开票;另一种是开票直接发货,两种模式只是在开发票和发货单的顺序上略有区别。本文以用友U8为例,介绍ERP环境下先发货后开票的销售业务流程。
ERP环境下的销售系统与总账、应收款管理、库存管理、存货核算等相关子系统集成。销售业务流程主要是通过各种单据在集成的子系统之间传递完成的。其 单据有销售订单、发货单、出库单、销售发票、收款单等。首先销售部门根据客户提出的需求或销售合同。在销售管理系统里填制审核“销售订单”,根据审核后的 “销售订单”填制销售“发货单”,作为仓库出库及销售部门填制销售发票的依据。销售发票可参照审核后的“发货单”生成;其次仓库管理部门根据发货单,在库 存管理系统里编制“销售出库单”,发货绘客户;财务部门则在应收款管理系统中对。销售发票”审核,确认销售收入,根据“销售出库单”在存货核算系统中进行 销售成本的核算;最后将各系统生成的凭证传递到总账系统中进行审核、记账。如果发生退货,则要在销售管理系统填制退货单,流程与销售发货相同。库存销售业 务与其他系统之间的数据传递及流程。
 二、销售业务的处理与核算
根据销售业务流程图可知,ERP环境下日常业务的处理主要是相关单据的录入、审核与确认,与业务相关的凭证生成是通过交易方式与结算方式中设置的凭证 模板,在业务处理的同时根据输入的有关单据自动生成的。日常的销售业务主要包括签订销售订单、填制销售发货单并开具销售发票、发出商品、收款结算与销售退 回、计提与;中销坏账准备等,相应的核算主要为销售收入确认、结转销售成本、销售退回等。具体过程与会计核算如下:
(一)销售订单与发货的业务处理
接受顾客订单是整个销售与收款循环的起点,在销售系统中参照合同内容输入销售订单信息,销售订单还可以和销售出库单对比,随时掌握销售合同的执行情 况。销售发货是销售业务的执行阶段,在先发货后开票模式下,发货业务的发货单由销售部门根据销售订单拷贝生成或手工输入,发货单审核后,可以生成销售发票 和销售出库单。
(二)销售开票的业务处理与收入的核算
销售发票可在销售系统手工输入,或根据销售订单、销售发货单由系统自动生成销售发票并传递到应收款管理系统,应收款管理系统对销售发票进行单据审核, 根据销售发票记录的产品名称与交易方式确认本次销售收入及税金。并根据交易方式生成相应记账凭证。如是现销,则在填制销售发票时选择现结,应收款管理系统 审核单据时要包含已现结发票,在制单处理时选择“现结制单”方式,则会自动生成收款凭证。借:银行存款。贷:主营业务收入、应交税费;如果是赊销,在制单 时选择发票制生成转账凭证,借:应收账款。贷:主营业务收入、应交税费。
(三)销售发货业务的处理与成本的结转
在ERP环境下,销售管理与库存管理、存货核算模块集成,销售部门在销售管理系统编制并审核发货单后,仓库部门在库存管理系统根据传递过来的发货单确 定销售品种与数量,编制销售出库单。选择输入货位进行审核,并将货物从仓库搬出。形成实物流转。存货核算系统对库存管理系统传递过来的销售出库单进行记账 并制单,生成凭证为,借:主营业务成本,贷:库存商品,从而完成销售成本的结转。
(四)销售折扣与折让的业务处理与核算
销售折扣是企业为了鼓励客户在一定期限内早日偿还货款而给客户的折扣优惠。为了处理这种业务需要进行付款条件的设置,设置有效期限、对应折扣率和应收 账款的到期天数。在应收款管理系统设置中将享受现金折扣的科目设置为。财务费用”,编制销售订单或进行销售结算时,对于享受销售折扣条件的客户输入与付款 条件对应的折扣率,应收款管理系统对收款单据审核后,生成凭证,分录为,借:银行存款、财务费用。贷:应收账款。
销售折让是指企业因售出商品的质量不合格等原因在售价上给予的减让。在处理时,企业要根据折让证明单与折让金额开具红字专用发票。冲减销售收入与销售税金。
(五)销售退回业务的处理与核算
与销售折让相比,销售退回不仅扣减销售收入,还涉及货物退库处理。销售部门要在销售系统里编制并审核退货单。为保证退货单据与原销售发票的数据一致, 输入退货单时首先输入原销售发票号,由系统自动将原销售发票的客户、货物名称、单位、单价、税率等数据自动复制到退货单中,企业只需输入负数退货数量。仓 库部门根据退货单生成并审核红字销售出库单。如果销售退回是在开销售发票前。则不需作;中销收入与成本的处理,否则销售部门要根据退货单生成并复核红字销 售发票,传递到应收款系统中进行审核,生成金额为负数的凭证以;中减销售收入,同时,存货核算根据红字销售出库单进行记账并制单。冲减销售成本的结转。
(六)应收款的核销
对于延期付款和分期付款的业务,如果收到货款,则在销售管理系统输入收款单,记录企业所收到的客户款项,核销应收款。系统可自动根据收款单的发票号和 销售发票的发票号进行核销,对于自动核销后尚未建立对应关系的销售发票和收款单,可以通过手工核销。生成凭证为,借:银行存款,贷:应收账款。
三、销售业务的管理
(一)销售订单管理
订单是整个销售业务的核心,整个业务流程的执行都会涉及销售订单。通过销售订单可跟踪销售的整个业务流程,订单管理主要包括订单生成与订单维护。
1.订单生成:客户通过查询商品报价,以及和销售人员交流以后,就可以订购商品,系统自动生成客户订购清单,经过客户确认后生效。销售人员通过查询客户的订购清单。通过手工录入销售订单。
2.订单维护:销售人员通过订单维护系统可对销售订单的状态进行跟踪和维护,可以查询订单的状态。对处于没有下达状态的订单可以进行修改和删除,对于已 完成的销售订单,可以进行手工或自动结案。系统提供订单的查询功能,使企业可以方便、及时、快速地了解订单的完成情况。包括:延期订单查询、订单执行情况 查询、未完结订单查询等。可按产品执行情况、按客户统计订单执行情况、按地区统计订单执行情况。
(二)销售价格管理
销售价格管理提供了丰富的价格管理功能,包括价格定义、价格维护和价格查询。
销售价格定义是对销售价格的设置,主要包括价税管理、价格政策、取价方式、报价参照、折扣管理与最低售价控制等。价税管理是对价款与税款的管理,处理销 售报价与销售计划金额价税核算;价格政策以存货成本为基础,并结合客户信用等因素,对每个客户制定不同的销售价格,具有多种方式的折扣处理,根据客户价 格、客户大类价格、存货价格、存货大类折扣等取报价、零售价、扣率;取价方式包括最新售价、最新成本加成、价格政策等价格参照规则,在录入期初单据或日常 单据时,系统根据取价方式带入存货的报价、零售价、扣率,用户可根据实际修改,同时在价格栏目进行参照,可根据价格参照规则带入参照价格,减少了填制单据 的工作量,避免了人工误差,为业务人员提供了可靠的参考价格;最低售价控制是根据存货的成本设置最低销售单价。以此控制销售打折的程度,当货物的实际售价 超过最低售价时,不能开具销售单据。限制业务人员的权限,降低经营风险。保障市场价格体系的稳定。系统除提供录入报价单功能外,还可以对报价信息进行查询 和修改。当需要给予报价时,根据企业的产品价格信息库中的基本价格信息,在适当的基础上确定本次报价的实际报价、服务条款等;然后生成报价单。通过销售报 价处理,使企业有效地对售前商务活动进行监控。
(三)销售可用量管理
在ERP环境下,因销售管理与库存管理集成使用,销售管理可以进行可用量的管理,包括可用量控制、可用量检查与现存量查询。
可用量控制是在保存销售订单或发货单时对存货发货的可用量进行控制,如果设置不允许超可用量发货,则系统按“仓库+存货+批号”进行严格控制,在填制发 货单、销售发票、销售调拨单等销售单据时,货物的发货或开票数量必须小于等于该货物的可用量,否则单据不可保存。该设置可以根据单据控制发货数量,限制业 务人员的权限,降低出货回款的风险。可用量检查在检查时只按存货进行检查提示,不强制控制,但不可超可用量发货。现存量查询主要根据仓库与存货编码、名称 等条件进行查询相关存货的现存量。
(四)信用管理
ERP环境下,因销售与应收款管理集成,信用管理能根据某客户的信用状况决定是否与其进行业务往来。即是否给其开据销售单据。其控制流程为根据信用检 查点。在保存、审核销售单据时,若当前客户收账款余额或期间超过了该客户档案中设定的信用额度或期限,系统会提示当前客户(或部门、业务员)已超信用,并 根据是否需要信用审批进行控制。
信用管理主要包括信用对象设置、信用策略、超信用处理。信用对象设置是在基础档案中对客户、业务员、部门等信用对象进行信用额度、天数、等级设置,并在销 售系统中进行信用控制,业务处理时可根据某客户的信用状况决定是否与其进行业务往来,当客户超过他的信贷许可范围时,系统提示客户超过信用额度,则不能给 其开据销售单据;信用策略是通过设置额度检查公式,对未执行完毕的订单、发货单、未审核的发票等单据进行额度检查,如果额度检查公式+当前单据价税合计一 信用额度>0,则系统会报警。
除此之外,系统同时可以查出有关应收账款相对应的客户信息资料。通过客户订购量、客户还款时间、客户退(换)货等相关信息,综合评定客户的信誉程度。针对不同的客户,企业可以及时采取不同的收账政策与报价政策。
(五)内部控制管理
ERP环境下的业务流程具有程序化与实时性的特点,有利于加强企业销售内部控制的事前、事中控制。事前控制主要体现在初始设置的权限控制。ERP环境下 的权限控制,实行操作员身份密码控制与操作员授权制度。操作员采用口令或密码按照所授予的权限对系统进行操作,不得超越权限接触系统。通过权限设置。可以 对操作员、客户、业务员等业务对象进行权限控制,便于在录入与查询单据时进行相应的控制。
事中控制主要是录入控制与业务流程控制。信息输入系统前明确责任,要保证数据的录入是经过授权批准,比如销售订单、发货单、销售发票等单据的录入是经过 授权批准与审核才能向下一环节传递。销售业务各环节在操作已授权与审核的基础上,对业务流程加以控制。比如通过建立销售报价,提供销售订单维护和变更管 理。进行销售发货,产生销售发票及完成与客户的结算;通过销售订单前置业务、信用额度管理、销售价格管理、发货数量控制、销售订单监控等功能加强销售业务 的过程控制。
四、结论
总之,ERP系统以其现代企业的管理理念和管理手段,有效地对企业的内部资源和外部资源进行整合,改善了企业的管理和运营模式。企业通过实施ERP销售 核算与管理系统,规范了销售部门基础管理,优化了部分业务流程,保证了业务处理的通畅和数据的准确性。为基层应用人员及中层领导提供了方便的数据查询和统 计分析结果。为高层管理者提供了深层的决策依据。对企业综合管理水平的进一步提高产生了积极、深远的影响。

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